≡× МЕНЮ

• Утилиты
• Инструменты
• Оптимизация
• Интернет
• Загрузки

Элемент окна программы microsoft office excel. Элементы окна программы

Рис. 3.1. Главное окно MS Excel

На рисунке цифрой 1 обозначено горизонтальное меню, а цифрой 15-строка состояния данной программы.

Книга состоит из листов. Каждый лист - отдельная электронная таблица, которая состоит из строк и столбцов, и имеет уникальное имя (области с именами листов - ярлыки листов - обозначены на рисунке цифрами

12 и 13 соответственно для активного и неактивных листов). По аналогии с активной ячейкой, активным листом называют тот лист, с которым пользователь работает в данный момент. Для того чтобы сделать лист активным, достаточно кликнуть мышью по имени листа либо выбрать нужный лист последовательным нажатием сочетания клавиш Ctrl + PgUp (листы будут последовательно перебираться от последнего к первому) или Ctrl + PgDn (листы будут последовательно перебираться от первого к последнему).

Строки нумеруются цифрами от 1 до 65536 (вертикальная область, обозначенная на рисунке цифрой 8), а столбцы - английскими буквами (горизонтальная область, обозначенная на рисунке цифрой

7) . Максимальное количество строк равно 65536, а столбцов - 256. Так как в английском языке всего 26 букв, то первые 26 столбцов обозначаются буквами от «А» до «Z» (как показано на рисунке), а дальше используются их сочетания. Например, АВ, АС, AD,...

На пересечении строк и столбцов листа располагаются ячейки (например, одна из ячеек обозначена на рисунке цифрой 9). Каждая ячейка MS Excel имеет адрес, состоящий из индекса столбца и номера строки. Например, Al, В12, AZ83 и так далее. Ячейка, выделенная на рисунке цифрой 9, имеет адрес D2.

Иногда удобно поставить в соответствие некоторой ячейке заданного листа собственное имя и в дальнейшем обращаться к ней по этому имени. Для присвоения ячейке имени следует перейти в область отображения адреса (на рисунке область 5) и ввести имя, которое будет доступно с любого листа книги. Именованная ссылка считается абсолютной. MS Excel строго регламентирует то, как можно и как нельзя именовать ячейки и диапазоны. Приведем эти правила:

Имена ячеек и диапазонов могут иметь длину не более 255 символов;

Имя должно начинаться с буквы или с символа «_»;

В имени могут использоваться только буквы, цифры, точка и символ подчеркивания;

Пробелы использовать запрещено;

Имя ячейки не может совпадать с ее адресом или содержащимся в ней значением;

В качестве имени нельзя использовать одну букву или число без каких-либо знаков пунктуации или дополнительных символов.

Одна ячейка на листе является активной (на рисунке это ячейка В4, которая обозначена цифрой 10).

Она обведена жирной рамкой, и ее адрес высвечивается в специальном поле Имя (на рисунке область 5). Ввод данных всегда осуществляется только в активную ячейку. При этом ее содержимое дублируется в области, обозначенной на рисунке цифрой 6 и называемой Строка формул. Изменить активную ячейку можно несколькими способами:

С помощью клавиш перемещения курсора;

Кликом мыши по нужной ячейке;

С помощью поля Имя, в котором необходимо записать или выбрать из раскрывающегося списка имя ячейки.

Перемещаться по листу MS Excel можно с помощью полос прокрутки (скроллинга), которые на рисунке обозначены цифрами 11 (для вертикальной прокрутки) и 14 (для горизонтальной).

Панели инструментов - средство для быстрого доступа к часто используемым командам MS Excel - обозначены на рисунке цифрой 4. Команды отображаются в виде кнопок с пиктограммами или текстом. Две дополнительные области панелей инструментов имеют особое назначение. Область 2, предназначена для изменения положения панели в окне MS Excel, а область 3 используется в случаях, когда из-за размера окна невозможно отобразить в нем все команды панели инструментов.

Количество ячеек рабочего листа, которые одновременно отображаются в окне MS Excel, определяется масштабом отображения. Масштаб отображения можно изменить (увеличив или уменьшив тем самым количество отображаемой информации) с помощью кнопки Масштаб панели инструментов Стандартная.

После запуска программы открывается окно Microsoft Excel , в котором выводится название приложения и открытого документа (по умолчанию Microsoft Excel – Книга 1 (рис. 2.1). Новое имя задается пользователем. Основным документом Excel является книга. Если создать новый документ, то Excel по умолчанию присвоит ему следующий номер книги: Книга2 , Книга3 и т.д. Они могут быть записаны на диск в виде файлов в формате *. xls. Каждая книга будет пред­ставлена в своем окне и соответствующей ей кнопкой на панели задач.

Рис. 2.1. Окно Microsoft Excel 2003: 1– строка формул; 2 – заголовок столбца; 3 – рабочая область; 4 – активная ячейка; 5 – заголовок строки; 6 – вкладка листа; 7 – кнопки перехода на другой лист

Главное меню содержит в основном те же пункты, что и другие приложения Office, например, по сравнению с меню Word, только пункт Таблица заменен на Данные . Ниже панели инструментов расположены строка формул (1) и рабочая область электронной таблицы (3). Строка формул используется для ввода в ячейку данных и формул и их редактирования.

В нижней части окна отображены вкладки листов (6) и строка состояния, в которой отобража­ются сведения о выбранной команде или параметре. Расположенные в строке состояния индика­торы показывают, действуют ли режимы расширения, добавления и какие включены функцио­нальные клавиши: Caps Lock, Scroll Lock, Num Lock.

Рабочая область электронной таблицы

Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов. Вдоль верхней границы таблицы видны заголовки столбцов (2), вдоль левой границы – заголовки строк (5). Каждый стол­бец обозначается одной или двумя буквами латинского алфавита, начиная с A, B, C … и так до буквы Z, затем используются имена из двух букв AA, AB, ...AZ, BA, BB и т.д. до букв IV, каждая строка – числом – 1, 2, 3, 4 и т.д.

Отображенная на экране компьютера рабочая область является небольшой частью электрон­ной таблицы. Таблица может содержать до 256 столбцов (28) и до 65536 строк (216). Информация, представленная в таблице, хранится в ячейках, которые образуются на пересечении строк и столб­цов. Активная ячейка обведена рамкой (ячейка С5). Заголовки строки и столбца активной ячейки подсвечиваются. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, который определяется именем столбца и номером строки, на пересечении которых она находится, например, А1, С86, АС4 и т.п.

После выделения ячейки ее адрес или имя отображается в поле имени, которое расположено у левого края строки формул. Чтобы переместиться к верхней части текущей области данных, дважды щелкните рамку выделенной ячейки с соответствующей стороны.

Быстро перейти к ячейке по ее адресу или имени можно следующими способами:

· Щелкнуть адрес текущей ячейки в поле Имя в строке формул (на рис. 2.1 в нем отображен адрес ячейки С5), ввести имя или адрес другой ячейки и нажать клавишу Enter. Этим способом удобно пользоваться для перехода к ячейке, которая не видна в окне в данный момент.

· Выбрать команду Перейти в меню Правка или нажать клавишу F5. Откроется диалоговое окно Переход, показанное на рис. 2.2. Имя ячейки выбирают в поле Перейти к или вводят в поле Ссылка и нажимают кнопку ОК . Данная команда позволяет перейти к любой из четырех послед­них ячеек, к которым была применена команда Перейти . Эту команду можно использовать для перехода к именованному диапазону ячеек, т.е. диапазону ячеек, который имеет имя. После выбора команды именованный диапазон выделяется.

Рис. 2.2. Окно перехода к заданной ячейке

Основные сведения

Электронная таблица Excel

Электронная таблица Excel - интегрированная система. Она предназначена для создания и обработки электронных таблиц, списков (баз данных), представления результатов обработки таблиц и списков в виде диаграмм и графиков функций, подготовки выходных форм документов, сохранения их на дисках и вывода на печать.

Для загрузки программы запустите программу Windows и щелкните мышкой по значку приложения Excel в панели инструментов Microsoft Office.

Для выхода из программы введите команду Файл, Выход.

В верхней части окна расположена строка заголовка, в которой располагаются кнопка системного меню, заголовок приложения и имя редактируемой таблицы, загруженной в окно (в начале работы по умолчанию выводится имя таблицы Книга-1), кнопки свертывания и развертывания окна программы. Ниже расположены: строка меню, стандартная панель инструментов, панель инструментов форматирования, строка ввода данных, рабочее окно (рис. 6.1).

Строка меню обеспечивает доступ ко всем командам электронной таблицы.

Стандартная панель инструментов содержит кнопки, дублирующие основные команды меню. Щелкнув мышью по кнопке панели, можно сразу же вызвать нужную команду. Назначение кнопок высвечивается при зависании указателя мыши на соответствующей кнопке.

Панель Форматирования позволяет оформлять рабочий лист путем выбора типа данных, параметров шрифта, размещения содержимого в ячейках, обрамления ячеек, а также выбора цвета шрифта, линий и фона.

Панели инструментов могут убираться или дополняться с помощью команды Вид , Панели инструментов . У панелей, выведенных на экран, установлены флажки. Для вывода нужной панели на экран установите флажок. Для удаления панели с экрана снимите флажок, щелкнув по соответствующему флажку мышью.

Строка формул имеет три поля: поле адреса ячейки, поле управляющих клавиш и поле ввода данных. В поле Адреса ячейки указан адрес текущей ячейки или ее имя. Если щелкнуть мышкой по этому полю, ввести адрес ячейки и нажать клавишу Enter, то курсор электронной таблицы перейдет в указанную ячейку. Этот прием перехода к нужной ячейке называется непосредственной адресацией . В поле управляющих кнопок выводятся три кнопки: Х - отмена редактирования строки ввода, P - окончание редактирования, “=” – ввод символа “=”. Названные кнопки появляются при активизации строки ввода. Поле Ввода данных предназначено для отображения вводимой информации или содержания выделенной ячейки. Для активизации строки ввода необходимо щелкнуть по ней мышью.

Строка состояния расположена в нижней части рабочего окна. В левой части строки состояния выводится информация о текущем состоянии электронной таблицы. В правой части выводится информация о состоянии управляющих клавиш Caps Lock и NumLock.

окно После запуска электронной таблицы Microsoft Excel на экране появляется окно программы, которое в зависимости от настроек пользователя может состоять из различного количества элементов.

майкрософт Рассмотрим окно программы в стандартной настройке:

1. Строка заголовков 1 , в которой отображается название программы Microsoft Excel и через тире – имя открытой таблицы. При первом запуске Microsoft Excel , автоматически создается новая электронная таблица, которой присваивается по умолчанию имя Книга1 . В правой части строки заголовков расположены три экранных кнопки управления размерами окна 2 . В левой части расположена панель быстрого доступа 3 , где при стандартных настройках отображаются кнопки слева направо: Сохранения документа, Форматирования, Просмотр и печать . Данную панель мы можем легко настроить под свои потребности, т.е. убрать ненужные кнопки и добавить наиболее часто используемые в работе. Для этого просто нажмите на крайнюю правую кнопку настройки данной панели 4 . В результате чего появиться список выбора кнопок быстрого доступа 5 , где поставив или убрав соответствующий флажок, мы получим оптимизированную для своей работы панель быстрого доступа.
2. Строка меню 6 , содержащая восемь вкладок . Каждая вкладка содержит определенный набор команд, объединенных по какому-либо признаку и отображаемых на ленте 7 . К примеру нам необходимо вставить какой-либо объект в книгу, для чего нажимаем на вкладку Вставка и на ленте отобразится набор команд для данной вкладки (т.е. мы можем втсавить диаграммы, текст, таблицы, иллюстрации и пр). При активной вкладке Главная на ленте отображаются команды, соответствующие одноименным вкладкам строки меню 7 .
3. Строка формул 8 , которая в свою очередь делится на три части:
   • В левой части отображается адрес текущей ячейки 9 . Адрес – это буквенно-цифровое обозначение ячейки, означающее, на пересечении какого столбца и какой строки , находится текущая ячейка.
   • В средней части располагаются три экранных кнопки 10 , которые появляются в тот момент, когда пользователь начинает вводить в ячейку текст, число или формулу. Отмена 11 – предназначена для удаления ошибочно введенной информации в ячейку. Нажатие этой кнопки можно также осуществлять нажатием клавиши Esc на клавиатуре. Ввод 12 – предназначена для запоминания информации, введенной в ячейку. Нажатие этой экранной кнопки можно также производить клавишей Enter на клавиатуре, либо щелчком левой клавишей мыши по любой другой ячейке. Если в ячейку вводится какая-либо формула, то нажатием этой экранной кнопки, программа начинает производить расчеты по этой формуле. Изменить формулу 13 – предназначена для редактирования формулы текущей ячейки, если ячейка содержит формулу.
   • В правой части отображается содержимое текущей ячейки . Если в ячейку введен текст или число , то в правой части строки формул отображается этот же текст или это же число . Если в ячейку введена какая-либо формула, то в самой ячейке отображается результат расчета по этой формуле, а в правой части строки формул – сама формула .
4. Обрамление рабочей таблицы 14 – область, в которой нумеруются строки и столбцы рабочей таблицы. Причем столбцы нумеруются буквами латинского алфавита A – Z, AA, AB…, а строки цифрами от 1 до 65536 . Обрамление рабочей таблицы позволяет определить адрес текущей ячейки, выделить полностью весь столбец или всю строку, щелчком по нужной букве или цифре, изменить ширину столбца или высоту строки, выделить все ячейки рабочего листа, щелчком левой клавишей мыши по пустому месту между нумерацией строк и столбцов.
5. Рабочая таблица 15 , состоящая из 256 столбцов и 65536 строк (это примерно 16777216 ячеек). Файл электронной таблицы называется Книгой и может состоять из различного количества рабочих листов . В стандартной настройке рабочая книга состоит из трех рабочих листов . А каждый рабочий лист в свою очередь состоит из большого количества страниц . Файл электронной таблицы Microsoft Excel имеет расширение *.xls . Для перемещения по ячейкам таблицы используется полосы вертикальной 16 и горизонтальной 17 прокрутки. Для перемещения по рабочим листам пользователю достаточно щелкнуть левой клавишей мыши по соответствующему ярлычку листа 18 в нижней части рабочей таблицы. Если количество листов не умещается до пределов горизонтальной прокрутки, то для перемещения по листам используется экранные кнопки 19 расположенные слева от ярлычков:
   • перемещение к первому листу из списка рабочих листов 20
   • перемещение к предыдущему листу из списка рабочих листов 21
   • перемещение к следующему листу из списка рабочих листов 22
   • перемещение к последнему листу из списка рабочих листов 23

эксель Имеется возможность задания рабочим листам индивидуального произвольного имени . Для этого необходимо дважды щелкнуть по соответствующему ярлыку листа. При этом имя листа на ярлычке выделиться черным цветом. Далее с клавиатуры следует ввести новое имя этого листа и нажать клавишу Enter .

меню Можно также изменять последовательность рабочих листов . Для этого необходимо подвести указатель мыши на соответствующий ярлык рабочего листа, нажать левую клавишу мыши и, не отпуская ее, переместить рабочий лист в нужное место. При этом место вставки рабочего листа будет обозначено черной стрелкой.

книга Для того чтобы к рабочей таблице добавить новый лист необходимо нажать кнопку Вставить лист 24 либо воспользоваться сочетанием клавиш клавиатуры Shift+F11 .

6. Строка состояния 25 , в которой отображается справочная информация сервисного характера. Здесь же мы можем изменить вид представления рабочего листа и его масштаб с помощью соответствующих экранных кнопок и ползунка в правой нижней части окна.

Основными элементами рабочего окна являются:

Строка заголовка (в ней указывается имя программы) с кнопками управления окном программы и окном документа (Свернуть, Свернуть в окно или Развернуть во весь экран, Закрыть);

Строка основного меню (каждый пункт меню представляет собой набор команд, объединенных общей функциональной направленностью) плюс окно для поиска справочной информации.

Панели инструментов (Стандартная, Форматирование и др.).

Строка формул, содержащая в качестве элементов поле Имя и кнопку Вставка функции (f x ), предназначена для ввода и редактирования значений или формул в ячейках. В поле Имя отображается адрес текущей ячейки.

Рабочая область (активный рабочий лист).

Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная).

Набор ярлычков (ярлычки листов) для перемещения между рабочими листами.

Строка состояния.

Структура электронных таблиц

Файл, созданный средствами MS Excel, принято называть рабочей книгой . Рабочих книг создать можно столько, сколько позволит наличие свободной памяти насоответствующем устройстве памяти. Открыть рабочих книг можно столько, сколько их создано. Однако активной рабочей книгой может быть только одна текущая (открытая) книга.

Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов , каждый из которых имеет табличную структуру. В окне документа отображается только текущий (активный) рабочий лист, с которым и ведётся работа. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображается на ярлычке листа в нижней части окна. С помощью ярлычков можно переключаться к другим рабочим листам, входящим в ту же рабочую книгу. Чтобы переименовать рабочий лист, надо дважды щёлкнуть мышкой на его ярлычке и заменить старое имя на новое или путём выполнения следующих команд: меню Формат, строка Л ист в списке меню, Переименовать. А можно и, установив указатель мышки на ярлык активного рабочего листа, щёлкнуть правой кнопкой мыши, после чего в появившемся контекстном меню щёлкнуть по строке Переименовать и выполнить переименование. В рабочую книгу можно добавлять (вставлять) новые листы или удалять ненужные. Вставку листа можно осуществить путём выполнения команды меню Вставка, строка Л ист в списке пунктов меню. Вставка листа произойдёт перед активным листом. Выполнение вышеизложенных действий можно осуществить и с помощью контекстного меню, которое активизируется нажатием правой кнопки мышки, указатель которой должен быть установлен на ярлычке соответствующего листа. Чтобы поменять местами рабочие листы нужно указатель мышки установить на ярлычок перемещаемого листа, нажать левую кнопку мышки и перетащить ярлычок в нужное место.

Рабочий лист (таблица) состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист содержит 256 столбцов, поименованных от A до IV. Строки последовательно нумеруются числами от 1 до 65536.

На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами, предназначенными для хранения данных. Каждая ячейка имеет свой адрес. Адрес ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых расположена ячейка, например, A1, B5, DE324. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках. В текущий момент времени активной может быть только одна ячейка, которая активизируется щелчком мышки по ней и выделяется рамкой. Эта рамка в Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования данных всегда производятся только в активной ячейке.

На данные, расположенные в соседних ячейках, образующих прямоугольную область, можно ссылаться в формулах как на единое целое. Группу ячеек, ограниченную прямоугольной областью, называют диапазоном . Наиболее часто используются прямоугольные диапазоны, образующиеся на пересечении группы последовательно идущих строк и группы последовательно идущих столбцов. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двоеточие адрес первой ячейки и адрес последней ячейки диапазона, например, B5:F15. Выделение диапазона ячеек можно осуществить протягиванием указателя мышки от одной угловой ячейки до противоположной ячейки по диагонали. Рамка текущей (активной) ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон.